Blog entry

Cách viết một thông cáo báo chí tiêu chuẩn

Khi nhận các dự án chăm sóc web liên quan đến mảng tổ chức sự kiện truyền thông, chúng tôi thường được khách hàng yêu cầu biên tập Thông cáo báo chí của sự kiện. Hầu hết các thông cáo do khách hàng viết ra đều rất nhiều lỗi và không tuân theo bất kì chuẩn mực nào. Điều này sẽ gây khó khăn cho các nhà báo khi họ muốn nắm bắt nhanh sự kiện để viết bài. Do vậy, chúng tôi xin đăng tải một số hướng dẫn cách viết một Thông cáo báo chí tiêu chuẩn để các khách hàng của chúng tôi dễ dàng chuẩn bị và chuyển giao cho bên báo chí.

thông cáo báo chíThông cáo báo chí (TCBC) là văn bản cực kì quan trọng được trưởng bản tổ chức sự kiện truyền tải thông tin tới công chúng với sự tham gia của bên thứ ba, các phương tiện truyền thông đại chúng. Có thể hiểu TCBC là sự thể hiện mối quan hệ qua lại giữa PR (Public Relations) và các phương tiện truyền thông. Các chuyên viên PR cần các phương tiện truyền thông như là kênh giao tiếp với công chúng mục tiêu, và họ phát đi TCBC với tư cách là tài liệu đề nghị được công bố bởi báo giới. Còn các phương tiện truyền thông lại cần các TCBC để có thông tin viết bài, lúc này TCBC có tư cách là nguồn tin.

TCBC gửi tới phương tiện truyền thông là báo in, báo hình hay báo mạng…thì đều có một tiêu chí chung đó là phải chứa tin. Và các bản thông cáo báo chí đều được viết theo kiểu cấu trúc kim tự tháp ngược và nguyên tắc 5W + 1H:

  1. Who: Ai
  2. What: Cái gì
  3. Where: Ở đâu
  4. Why: Vì Sao
  5. When: Khi nào
  6. How: Như thế nào

Với cấu trúc kim tự tháp ngược, thì mức độ quan trọng của thông tin trong một bản TCBC giảm dần từ đáy xuống đỉnh kim tự tháp ngược. Phần đầu TCBC là thông tin có mức độ quan trọng nhất và chưa đựng đầy đủ 5W+1H. Phần tiếp theo kém quan trọng hơn, đó có thể là sự chi tiết hóa phần đầu, hoặc những lời chích dẫn... Cuối cùng là thông tin doanh nghiệp, tổ chức phát thông cáo báo chí và thông tin liên hệ. Một bản TCBC nói chung luôn trình bày ngắn gọn, nêu bật ý quan trọng và tập trung vào chủ đề. Và một yếu tố không kém quan trọng của một TCBC đó là kích thích sự tò mò nhằm thu hút sự quan tâm của báo giới.

Và hơn hết, một bản TCBC hiệu quả thì cần thiết phải có nội dung đủ quan trọng và thuyết phục giới truyền thông chấp nhận nó làm thông tin cơ sở của một bài viết được đăng tải. Chính vì vậy, để viết tốt một bản TCBC cần am hiểu các phương tiện truyền thông nói chung, nhận biết rõ dàng những đặc điểm cụ thể, khác biệt giữa các phương tiện đó, đồng thời phải nhìn nhận nội dung TCBC dưới con mắt của một biên tập viên.

Một mẫu thông cáo báo chí tiêu biểu cho sự kiện VIFA HOME 2012:

 

Thông cáo báo chí

HỘI CHỢ VIFA HOME 2012: LIÊN KẾT ĐỂ PHÁT TRIỂN BỀN VỮNG
NỘI THẤT NHÀ PHỐ MADE IN VIỆT NAM

Tp. Hồ Chí Minh, ngày 1 tháng 1 năm 2012 - Hội chợ đồ gỗ & trang trí nội thất Việt Nam – VIFA HOME 2012 với chủ đề LIÊN KẾT ĐỂ PHÁT TRIỂN BỀN VỮNG do Hội mỹ nghệ và chế biến gỗ TP. HCM (HAWA) sẽ diễn ra từ ngày 8-11/11/2012  tại Trung tâm Hội chợ & Triển lãm Tân Bình – TBECC dự kiến quy tụ hơn 400 gian hàng của các doanh nghiệp đồ gỗ, thủ công mỹ nghệ trên khắp đất nước.

Tiếp nối VIFA HOME 2010 và 2011, năm nay Hội chợ mang đến những sản phẩm đồ gỗ và trang trí nội thất, tập trung vào 7 nhóm sản phẩm chính (xem thêm Thông tin chung). Với ý tưởng “vân gỗ và vân tay”, HAWA đã phối hợp với trường Đại Học Kiến Trúc và ADS để đảm bảo cho sự xuất hiện của các sản phẩm mới và độc đáo. Các thiết kế đột phá, gần gũi với thiên nhiên và không gian xanh cùng những dòng sản phẩm tiêu biểu sử dụng vật liệu tái chế mang tính thân thiện với môi trường sẽ là điểm nhấn cho VIFA HOME 2012.

Đặc biệt, VIFA HOME 2012 sẽ ra mắt một mô hình liên kết nhà sản suất - nhà tư vấn kiến trúc - người tiêu dùng nhằm tạo những thuận lợi tốt nhất cho cả ba bên.

Tại đây, nhà tư vấn đóng vai trò trung gian, vừa giúp nhà sản xuất nắm bắt được nhu cầu của người mua, vừa đảm bảo cho khách hàng có thể lựa chọn được những sản phẩm phù hợp và ưng ý nhất với chi phí hợp lý. Như vậy, nhà sản xuất sẽ đạt được hiệu quả kinh doanh cao nhất, người tiêu dùng có được sự lựa chọn hài lòng nhất và người tư vấn có cơ hội mở rộng các mối quan hệ ngành nghề của mình. Đây là một mô hình “cộng sinh” thông minh cho thực tế hiện nay.

Nói về sự liên kết này, Ông Nguyễn Trường Lưu, phó chủ tịch hội Kiến Trúc Sư Tp.HCM cho biết: "Rất cần một sân chơi chung cho nhà sản xuất - nhà tư vấn - nhà phân phối để họ tìm được cách cùng ngồi lại với nhau tìm giải pháp chung để cùng thỏa mãn khách hàng, tạo ra nhu cầu thị trường bền vững để tồn tại và phát triển trong bất cứ khó khăn hay thuận lợi nào của thị trường kinh tế. Tôi hi vọng sẽ tìm thấy giải pháp cho sự liên kết này tại VIFA HOME 2012."

"Với quyết tâm khẳng định VIFA HOME là hội chợ đồ gỗ & trang trí nội thất tốt nhất, chuyên nghiệp nhất tại Việt Nam, tại VIFA HOME 2012, hội Thủ công mỹ nghệ & Chế biến gỗ Tp.HCM (HAWA) đã đầu tư nhiều công sức với mong muốn tạo cơ hội kết nối các doanh nghiệp trong chuỗi giá trị của ngành, nhằm tạo môi trường giao lưu giữa cac doanh nghiệp sản xuất - tư vấn thiết kế - phân phối. Từ liên kết ban đầu này sẽ là nhịp cầu để sản phẩm của ngành dần chinh phục niềm tin của người tiêu dùng về hàng nội thất 'Made In Vietnam'" - Ông Nguyễn Chiến Thắng, chủ tịch hội Chế biến gỗ Tp.HCM nói lên về nguyện vọng cũng như mục đích mà ban tổ chức VIFA HOME hướng tới.

Thông tin VIFA HOME 2012 được cập nhật liên tục tại đây. Để biết thêm chi tiết, các quý báo vui lòng liên hệ:

Ms. Cao M. T. T.
Chánh văn phòng (Office Manager)
ĐTDĐ: 0902 xxx xxx
E-mail: xxx@vifafair.com

Trân trọng,
Ban Tổ Chức

Blog Category: 

Tags: